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La organización digital. Artículo de Konny Gutiérrez

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En el último artículo te hablé de lo importante que es organizar tus archivos. Ahora bien, quisiera animarte a que te decidas a hacerlo y para ello te propongo que estudies y consideres algunas plataformas y dispositivos con los que contamos en pleno siglo XXI para cubrir tus necesidades y conseguir este objetivo.

Tu computadora portátil es tu herramienta de trabajo y no la puedes saturar con tu información digital, incluso teniéndola organizada; ¿por qué? Muy sencillo, tu laptop tiene un sistema interno al que llamamos software. Este tiene ciertas capacidades y limitaciones y cada vez que abres tu computadora, ella lee toda tu información y entre mas información tengas y/o acumules, tu software trabaja cada vez más, lo que podría provocar  que tu computadora sea más lenta. En conclusión, el volumen de datos en el disco duro interno es directamente proporcional al rendimiento general del equipo.

Para tu organización personal debes ser selectivo con tu información, es decir, que solamente tengas en tu laptop los archivos con los que estás trabajando continuamente. Si tienes algunos archivos que no abrirás por unos meses o más, como fotografías, algún proyecto antiguo, música o datos que sólo usas en momentos muy específicos, te daré muy buenas opciones para que los organices y almacenes fuera de tu equipo de trabajo, pues esta acumulación de información evitar un rendimiento eficaz y eficiente en el trabajo que estés desempeñando.

 

Hace no mucho tiempo, los dispositivos que te permitían organizar y guardar información eran los disquetes, los CD’s, los DVD’s entre otros y podías tener una colección de estos, ocupando  mucho espacio y con la desventaja de perder la información, sin embargo, ahora gracias al avance tecnológico tenemos opciones mucho más dinámicas y seguras para cumplir con la tarea.

1. LA NUBE

La nube ahora nos ofrece servicios de almacenamiento.  Cada plataforma cuenta con diferentes características tales como espacio de almacenamiento, el cual puede ser gratuito o de pago. Puedes compartir archivos y sincronizar los documentos con los dispositivos. Recuerda que para este tipo de almacenaje requieres contar con servicio de internet y puedes acceder a ellos desde cualquier equipo conectándote a tu cuenta. Estas plataformas van trabajando para mejorar sus servicios y tener al día a todos los clientes como tú.

Las plataformas digitales mas utilizadas son: Dropbox, One Drive, Google Drive, Box, Mega, Amazon Cloud Drive, iCloud Drive, Surdoc, etc… Si aún no conoces este método de almacenaje y organización, te dejaré una breve descripción de cada una para que los conozcas:

  • Dropbox: Puedes elegir entre su página web o su app. Esta última para muchos podría resultar más sencilllo, la cuenta básica nos da 2GB de espacio gratuito. Muy bueno para comenzar.
  • One Drive: Si tienes cuenta Microsoft como puede ser Hotmail, ya tendrás este almacenamiento sin necesidad de registrarte.
  • Google Drive: 15 GB Gratis espacio repartido entre Drive, Gmail y fotos de Google+.
  • Box:  Ofrece 10 GB totalmente gratis.
  • Mega: Nos da 50 GB de almacenamiento gratuito.
  • Amazon Cloud Drive: Ofrece 5Gb gratuitos.
  •  iCloud  Drive: Nos ofrece 5Gb.
  • Surdoc: Es la que más espacio gratuito ofrece de largo 100 Gb con algunas limitaciones, como que los ficheros .zip o .exe no pueden ocupar más de 10 Mb.

Todas estas plataformas nos ofrecen en la nube un espacio gratuito. Dependiendo de tus intereses y actividades convendría pasar a la siguiente fase que sería pagar por más espacio en las plataformas que la nube ofrece.

Ubica tus plataformas y sincronízalas a la vez con tus actividades y tu receptor, destinando la plataforma oportuna para cada tarea. Verás lo eficiente que se vuelve el trabajo, deshaciéndote de documentos que ya no son necesarios y eliminando plataformas que no funcionaron para tu trabajo. Haz el plan de organización de tus archivos antes de empezar a subirlos, en el camino puedes hacer modificaciones y/o aumentar clasificaciones.

Recuerda que el tiempo es oro y si no tenemos los documentos bien ubicados, buscar un archivo puede ser un dolor de cabeza. Por otro lado, si no tenemos el control de nuestra información llegará un momento en que nuestra cuenta en la nube se llenará y nos volveremos locos buscando qué eliminar para hacer espacio.

Si ya estás en el punto en el que tu nube está a límite de su capacidad, te recomiendo que uses Unclouded, una app que te ayudará a gestionar todos tus archivos. Te presentará un análisis de todos tus archivos: los que están duplicados, cuánto espacio ocupan, etc. Puedes eliminar lo que ya no quieras, es gratuita aunque lamento decirte que sólo es para Sistema Android.

MEMORIA USB

Las memorias USB también conocidas como Pen Drive cada vez van aumentado su capacidad de almacenamiento. Por el momento la máxima es de 128GB. Este dispositivo es muy útil, no pesa y debido a su tamaño cabe en cualquier sitio. Si tu trabajo es especial para ti y no lo quieres compartir es un buen método para poder exponerlo sin entregarlo; hoy en día en casi cualquier sitio hay servicio de WiFi, sin embargo recuerda que hombre precavido vale por dos y si no hay internet pero tienes tu USB, entonces podrás abrir el archivo sin necesidad de una conexión a internet. Anteriormente la USB contaba con poco espacio de modo que la organización se volvía innecesaria pues pocos archivos cabrían, te recomiendo una organización básica ya que la integración y eliminación de archivos es constante.

DISCOS DUROS

a) Internos: Se alojan físicamente dentro de un ordenador de mesa, portátil, tablet o smartphone y se conectan directamente a la placa base del dispositivo. Estos son los discos duros que debemos cuidar y tener “saludables” de espacio para mantener el rendimiento tanto del disco duro como del equipo.

b) Externos: Estos discos duros sirven para guardar todos tus archivos, todo depende de la capacidad. Generalmente son de uso doméstico y ahí puedes tener todos tus datos a los que tu ordenador no necesita acceder de forma continua. Tu información estará a salvo. No necesitas internet para acceder a ella.

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